Bei großen Gruppen kommt ein echter Austausch zu Fachthemen häufig nicht in Fahrt oder wird von einzelnen Sprechern dominiert. Um dem entgegenzuwirken, setzt die World-Café-Methode auf Kleingruppengespräche an separierten Tischinseln, wo sich 4 bis 6 Teilnehmer mit einem Gastgeber einfinden. Zu Beginn erläutert ein Moderator den Prozess, leitet zu einem zentralen Thema über und gibt verschiedene Fragestellungen für die einzelnen Tische vor. Diese Fragen werden 15 bis 30 Minuten an den zugeordneten Tischen diskutiert. Anschließend rotieren die Teilnehmer und diskutieren die Fragestellungen der Tischinseln erneut, wobei jeweils der Gastgeber sitzen bleibt und das bereits am Tisch Diskutierte für die neue Gruppe zusammenfasst. So wird jede Frage mit mehreren Gruppen diskutiert, wodurch sich ein vielseitiger Blick auf sie ergibt. Zum Schluss präsentieren die Gastgeber der einzelnen Tische die zentralen Erkenntnisse zu ihrer Fragestellung vor dem Plenum.